Disclaimer & Privacy Policy

Disclaimer & Privacy Policy

1. Waarom deze privacyverklaring?

We hechten veel waarde aan de bescherming van je privacy en persoonsgegevens. We gebruiken die persoonsgegevens enkel in overeenstemming met de Algemene verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR) van 27 april 2016.

Met deze privacyverklaring willen we duidelijk maken hoe we jouw persoonsgegevens eventueel verwerken en wat jouw rechten zijn. Gelieve deze privacyverklaring grondig te willen nalezen zodat u op de hoogte bent van hoe wij uw persoonsgegevens verwerkt.

 

2.  Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens is:

PHYTOSYSTEM BV

Adres: Heuleplaats 5, 8501 Kortrijk (Heule)

             Ondernemingsnummer: 0774.745.631

 

3. Waarvoor verwerken we uw persoonsgegevens?

We verwerken uw persoonsgegevens voor diverse doeleinden, waarbij telkens enkel de persoonsgegevens worden verwerkt die noodzakelijk zijn om het beoogde doel te realiseren.

Hieronder vind je een overzicht van de doelen waarvoor wij uw persoonsgegevens op deze website verwerken. De juridische grondslag waarop PhytoSystem zich beroept is telkenmale aangegeven bij de verwerkingsactiviteit en wordt onderlijnd.

3.1 Contactformulier

 Door het contactformulier op onze website (https://www.phytosystem.be/nl/contact/) in te vullen, kunnen wij persoonsgegevens verzamelen om uw verzoek adequaat af te handelen en contact met u op te nemen op grond van contractuele noodzaak. We kunnen de volgende persoonsgegevens verwerken:

• Voornaam;
• Naam;
• E-mailadres;
• Telefoonnummer;
• Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt via het contactformulier.

3.2 Ledenplatform

Voor de aanmaak van een persoonlijk account op ons ledenplatform en het gebruik van ons ledenplatform, verwerken wij onderstaande persoonsgegevens op basis van uw vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige toestemming:

• Voornaam;
• Achternaam;
• E-mailadres;
• Wachtwoord;
• Professionele gegevens;
• Afbeelding (optioneel);
• Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt via het ledenplatform.

Indien u niet langer wenst dat uw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van uw toestemming, heeft u het recht om uw toestemming te allen tijde, kosteloos en zonder opgave van enige reden in te trekken.

3.3 Onderhouden en verbeteren van de website (cookiebeleid)

Wanneer je naar onze website surft, worden bepaalde gegevens verzameld via cookies en soortgelijke technologieën. Cookies zijn kleine tekstbestanden die je computer opslaat wanneer je een website gebruikt. Ze brengen o.m. informatie over je browsertype, besturingssysteem, geografische locatie en websitebezoek in kaart.

We gebruiken deze gegevens om het surfgedrag van bezoekers te analyseren en de website te optimaliseren. De rechtsgrond hiervoor is het gerechtvaardigd belang van PhytoSystem in het geval van noodzakelijke cookies of je expliciete, voorafgaande toestemming bij je eerste bezoek aan onze website voor alle andere cookies.

Hierbij kunnen volgende persoonsgegevens verwerkt worden:

• IP-adres;
• Browsertype en besturingssysteem;
• Tijdstip en duur van het websitebezoek;
• Bezochte pagina’s;
• Verwijzende URL of herkomst.

Indien u niet langer wenst dat uw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van uw toestemming, heeft u het recht om uw toestemming te allen tijde, kosteloos en zonder opgave van enige reden in te trekken.

In geval van niet-noodzakelijke cookies, kunnen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van de noodzaak om ons gerechtvaardigd belang te behartigen. Dit gerechtvaardigd belang bestaat erin om de veiligheid en goede werking van onze website te kunnen garanderen. In dit geval wegen onze belangen zwaarder door dan uw recht op privacy. U kan steeds bijkomende toelichting verkrijgen over dit gerechtvaardigd belang.

We maken gebruik van de volgende soorten cookies:

• Noodzakelijke cookies: Deze cookies zijn noodzakelijk om de website goed te doen functioneren. Om die reden kan u ze niet uitschakelen. Ze worden meestal alleen ingesteld als reactie op acties die door u worden uitgevoerd en die neerkomen op een verzoek om services, zoals het instellen van uw privacy voorkeuren, inloggen of het invullen van formulieren.
• Voorkeur (of “functionaliteit”) cookies: Deze cookies stellen een website in staat om keuzes die u in het verleden hebben gemaakt te onthouden, zoals uw taalvoorkeuren of uw wachtwoord en gebruikersnaam zodat u automatisch kunt inloggen.
• Statistische (of “prestatie”) cookies: Deze cookies worden gebruikt voor analytische doeleinden. Ze laten toe een inzicht te krijgen in uw website-gebruik.
• Marketingcookies: Deze cookies worden door derden geplaatst en dienen hoofdzakelijk voor advertentiedoeleinden.

U kan zelf bepalen of u de niet-noodzakelijke cookies (i.e. voorkeur, statistische en marketingcookies) al dan niet aanvaard.

Onze website maakt gebruik van statistische cookies om inzicht te krijgen in het gebruik van de site en om deze te kunnen verbeteren.

Gebruikte cookies:

_ga

• Doel: Wordt gebruikt om gebruikers van elkaar te onderscheiden en om statistieken over het websitegebruik te verzamelen.

• Bewaartermijn: 2 jaar

• Toegang door derde: Ja, Google

_gat

• Doel: Wordt gebruikt om het aantal verzoeken naar Google Analytics te beperken (zogenaamde throttle request rate).

• Bewaartermijn: 1 minuut

• Toegang door derde: Ja, Google

_gid

• Doel: Wordt gebruikt om gebruikers te onderscheiden voor het genereren van statistische gegevens.

• Bewaartermijn: 24 uur

• Toegang door derde: Ja, Google

 

4. Hoelang bewaren we uw gegevens?

PhytoSystem zal uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan wettelijk is toegelaten en dan noodzakelijk is voor de doeleinden vermeld in deze privacyverklaring.

Voor persoonsgegevens die door of namens ons worden verwerkt, geldt volgend bewaarbeleid:

• Contactformulier: 5 jaar na het einde van de contactname;
• Ledenplatform: tot 30 dagen na de verwijdering van uw account of intrekking van uw toestemming;
• Onderhouden en verbeteren van de website: Bewaring conform cookiebeleid.

Na afloop van de hierboven omschreven termijnen zullen wij uw persoonsgegevens anonimiseren of verwijderen.

 

5. Hoe beveiligen we jouw bezoek en gegevens?

Zowel PhytoSystem als de dienstverleners die namens PhytoSystem persoonsgegevens verwerken, nemen de passende en nodige organisatorische en technische veiligheidsmaatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking.

Deze website wordt beveiligd op 3 niveaus:

• Regelmatige automatische updates dichten eventuele softwarelekken en verbeteren de beveiliging van deze site.
• SSL beveiligt jouw verbinding met deze site zodat je gegevens niet kunnen worden onderschept door hackers.
• De firewall filtert alle verkeer naar deze site en voorkomt zo malware en hacking. Vergelijk het met de virusscanner op je PC.

 

6.  Worden persoonsgegevens naar andere landen of derden doorgestuurd?

PhytoSystem verstrekt geen persoonsgegevens aan derde partijen buiten de organisatie, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst, of wanneer wij hiertoe wettelijk verplicht zijn. Wij zorgen ervoor dat alle gegevens die binnen PhytoSystem worden verwerkt strikt vertrouwelijk blijven en enkel gebruikt worden voor de doeleinden die in onze privacyverklaring zijn omschreven.

Gegevens worden niet doorgegeven aan landen buiten de EER, tenzij er passende waarborgen zijn getroffen om de veiligheid en vertrouwelijkheid van je gegevens te waarborgen.

 

7. Wat zijn jouw rechten in verband met jouw persoonsgegevens?

Als bezoeker en gebruiker heb je rechten die betrekking hebben op je persoonsgegevens. Het zijn en blijven jouw gegevens.

Wil je één van die rechten uitoefenen? Stuur ons dan even een mailtje via info@phytosystem.be of via onderstaande contactgegevens:

Heuleplaats 5, 8501 Kortrijk (Heule)

Tel: 0032 (0)57 400 360

We verwerken je aanvraag binnen 30 dagen na verificatie van je identiteit. Afhankelijk van de complexiteit van het/de verzoek(en) en van het aantal verzoeken kan die termijn indien nodig met twee maanden worden verlengd. Verder behoudt PhytoSystem zich desgevallend het recht een redelijke vergoeding aan te rekenen in het licht van de administratieve kosten waarmee het inwilligen van het/de verzoek(en) gepaard gaat/ gaan.

7.1 Recht op informatie

Je hebt het recht om te weten welke persoonsgegevens we verwerken. Op deze website en in deze privacyverklaring doen we er alles aan om dat helder te maken. Heb je toch een vraag? Geef ons dan gerust een seintje.

7.2 Recht op inzage en rechtzetting

Je beschikt over het recht om alle persoonsgegevens die we van jou hebben verwerkt, in te kijken. Eventueel onjuiste of onvolledige persoonsgegevens kan je laten wijzigen of verwijderen.

7.3 Recht op beperking van verwerking

Je hebt het recht om de verwerking van je persoonsgegevens (tijdelijk) te beperken onder de volgende voorwaarden:

• Tijdens de periode die we nodig hebben om de juistheid van je persoonsgegevens te controleren in geval van betwisting.
• Tijdens de periode die we nodig hebben om de aanwezigheid van gronden voor het wissen van je persoonsgegevens te beoordelen.
• Bij onrechtmatige gegevensverwerking, als je verzoekt om beperking van de verwerking i.p.v. het wissen van je persoonsgegevens.
• Als we je persoonsgegevens niet meer nodig hebben voor de verwerkingsdoeleinden en jij ze nodig hebt voor een rechtsvordering.

7.4 Recht om toestemming in te trekken

Je hebt het recht om je op elk moment te verzetten tegen de verwerking van de persoonsgegevens waarvoor je eerder toestemming gaf.

7.5 Recht om je te verzetten tegen automatische besluitvorming

De persoonsgegevens die we via deze website verzamelen, worden niet gebruikt voor automatische besluitvorming.

7.6 Recht op overdraagbaarheid van persoonsgegevens

Als je je persoonsgegevens wil overdragen naar een andere verwerker, dan bezorgen we jou deze graag in een leesbare vorm.

7.7 Recht om te worden vergeten

Je hebt het recht om je persoonsgegevens te laten verwijderen onder deze voorwaarden:

• Wanneer je persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor we ze oorspronkelijk hebben verzameld.
• Wanneer we je persoonsgegevens enkel hebben verzameld op basis van jouw toestemming.
• Wanneer je bezwaar maakt tegen de verwerking en er geen dwingende gronden voor de verwerking bestaan.
• Wanneer je persoonsgegevens onrechtmatig werden verwerkt.
• Wanneer je persoonsgegevens gewist moeten worden overeenkomstig een wettelijke verplichting.

7.8 Recht om klacht in te dienen

Ben je van mening dat we jouw persoonsgegevens onrechtmatig hebben verwerkt? Dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) via contact@apd-gba.be of via onderstaande contactgegevens:

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

Tel: +32 (0)2 274 48 00

 

8. Wijzigbaarheid van deze privacyverklaring

Het is mogelijk dat deze privacyverklaring in de toekomst wordt aangepast. Op deze pagina vindt u echter altijd de meest recente versie. Als de nieuwe privacyverklaring gevolgen heeft voor de wijze waarop wij reeds verzamelde gegevens met betrekking tot u verwerken, dan brengen wij u daarvan per e-mail op de hoogte.

 

Deze privacyverklaring werd laatst gewijzigd op 4 september 2025.